Datenorganisation & Backup

An meinen Workshops werde ich immer wieder von den Teilnehmern nach meiner Datenstruktur und Backuplösung gefragt. Als Fotograf sammelt sich über die Jahre schliesslich eine ordentliche Menge an Daten an. Eine erfolgreiche Verwaltung und saubere Datensicherung solch grosser Datenbestände benötigt ein umfangreiches und nachvollziehbares Konzept.

Mit den folgenden Zeilen möchte ich euch eine Übersicht über mein persönliches Konzept zur Organisation und Sicherung meiner Bilddaten geben.

Nummerierte Backup Festplatten

Organisation

Wie ihr ja sicherlich bereits anhand älterer Blogbeiträge gesehen habt, verwende ich zur Verwaltung meiner Fotos Adobe Lightroom. Lightroom bietet mit seinem Bibliothek Modul ein umfangreiches Werkzeug zur Organisation grosser Bildmengen.

Damit ihr mein Konzept im gesamten nachvollziehen könnt, muss ich euch erst mal einen Einblick in meinen Workflow geben. Dabei gehe ich bei jedem Projekt, egal ob Kundenauftrag, freie Arbeit oder private Fotos, immer nach dem gleichen Muster vor.

  1. Import der Bilddaten in das offene Projekte Verzeichnis in Lightroom
  2. Vergeben der globalen IPTC Metadaten Bildbeschreibung, Kontaktdaten & Copyright
  3. Sichten und bewerten der Fotos
  4. Löschen aller abgelehnten Fotos
  5. Bearbeiten der ausgewählten Fotos
  6. Verschlagworten
  7. Export und Bereitstellen der Bilddaten für den Kunden
  8. Verschieben in die Archivstruktur

Nachdem nun ein Projekt abgeschlossen ist und an den Kunden ausgeliefert wurde, verschiebe ich die Daten in meine Archivstruktur. Dabei ist es wichtig, dass ihr euch ein einfaches System zulegt. Einige Fotografen machen sich dies besonders einfach und legen alle Projekte in ein Verzeichnis pro Jahr ab. Für mich war dies dann doch etwas zu einfach und unübersichtlich. Daher hab ich mich für eine Struktur mit groben Unterkategorien entschieden. Diese Struktur sieht bei mir für jedes Jahr genau gleich aus.

  • Jahr 1
    • Offene Projekte (Hier werden die offenen Projekte zwischengelagert bis sie abgeschlossen sind.)
    • Auftragsarbeiten
      • Unterkategorie 1 (z.B. Hochzeiten)
        • 2014-01-01_Projektbeschreibung (Datum der Hochzeit_Name-des-Kunden)
          • Alle RAW Fotos inkl. XMP Files, TIF & PSD
          • Unterordner wenn nötig
    • Behind the Scenes
    • Freie Arbeiten
    • Privat
  • Jahr 2

Datenstruktur in Lightroom

Besonders wichtig bei so einer Struktur ist es, sich vorweg ein möglichst einfaches System zu überlegen und dieses dann konsequent über Jahre hinweg immer beizubehalten.

Der Verzeichnisname eines Projekts fängt dabei bei mir immer mit dem Aufnahmedatum der Bildprojekts an. Wichtig hierbei für eine saubere Sortierung ist, dass man dieses Datum amerikanisch beschriftet z.B. JJJJMMDD

Dadurch stellt ihr sicher, dass euer Dateisystem die Ordner hierarchisch korrekt sortiert und mit dem 1. Januar des Jahres beginnt und mit dem 31. Dezember aufhört.

Datensicherung & Backup

Kommen wir zum Speichern und Sichern der Bilddaten.

Ich arbeite auf in einer MAC Umgebung und nutze einen MacPro als Arbeitsrechner. Zur Speicherung meiner Bilddaten nutze ich ein Promise Pegasus R4 Thunderbolt RAID mit 4 Festplattenschächten. Aktuell arbeiten dort Western Digital RE Server Festplatten mit 2TB Kapazität. Konfiguriert ist das System als RAID5, was 6TB Speicherkapazität ergibt. Im laufendem Betrieb kann also eine der vier Festplatten ausfallen ohne dass ein Datenverlust entsteht.

Mein Lightroom Katalog liegt aufgrund der höheren Performance auf der internen SSD des MacPro.

Mit so einem Grundsetup ist man bereits ziemlich gut gegen Datenverluste gerüstet. Was jedoch wenn z.B. zwei Festplatten gleichzeitig ausfallen oder ein Einbrecher das RAID mitnimmt? Für solche Fälle sollte man sich ein externes Backup anlegen. Also eine Datensicherung, welche man an einem anderen Ort lagert.

B&W Outdoor Case zur Lagerung der Backup Festplatten

Ich habe mir zu diesem Zweck einen Backup Koffer zugelegt. Um den sensiblen Inhalt möglichst optimal gegen Stösse und Feuchtigkeit zu schützen, habe ich ein B&W Outdoorcase Typ40 gekauft. Mit der mitgelieferten variablen Einteilung, lassen sich perfekt gepolsterte Fächer für interne 3.5’’  Festplatten erstellen. Um die Platten an den MacPro anzuschliessen kommt bei mir ein einfaches USB3 Festplattendock zum Einsatz.

Backup Koffer

Wichtig ist auch hier eine saubere Struktur. Hierzu sind die Festplatten nummeriert und beschriftet. Auf einem Datenblatt im Koffer ist zusätzlich notiert, welche Daten auf welcher Platte zu finden sind, welchen Füllstand die Platte hat und wann das letzte Backup gemacht wurde.

Backup Organisation

Als Ergänzung zu diesem externen Backup, habe ich noch ein lokales Backup mit der exakt gleichen Struktur. Hierzu verwende ich kleine 2.5 Zoll USB3 Festplatten. Das lokale Backup wird dabei alle 1-2 Tage aktualisiert, das externe im Wochenrhythmus. So sind meine Daten immer auf 2 Systemen lokal verfügbar und auf einem Dritten an einem externen Ort.

Zur Spiegelung der Daten benutze ich die MAC Software Carbon Copy Cloner (http://www.bombich.com), mit welcher man sehr einfach Backuppläne erstellen kann. CCC kann dabei entweder die Quelldaten auf das Ziel spiegeln und verwaiste Dateien auf diesem automatisch löschen, oder auch archivieren und somit ein inkremetelles Backup erstellen.

Hat man erstmal Backup Pläne erstellt, braucht man zukünftig nur noch die Backupplatten an den Rechner anzuschliessen und CCC startet das Backup automatisch. Wer möchte, kann sich auch in regelmässigen Zeitabständen von CCC erinnern lassen, wieder ein Backup zu machen.

Bei all dem Aufwand gilt jedoch immer eins, ein Backup rettet einen nur, wenn man seine Daten regelmässig sichert!

So nun wünsche ich euch, dass ihr alle von Datenverlusten verschont bleibt und euer Backup nie benötigt.

 

2 Comments

  1. michael said:

    Hallo Cornelius, zwar schon ein älterer Beitrag, aber noch immer aktuell. Wo hat du das B&W Outdoorcase Typ40 gekauft? Ich finde auf die schnelle nicht’s schlaues im Web ausser von Deutschland so ein Koffer zu kaufen.

    6. September 2016
  2. Cornelius Cornelius said:

    Hoi Michael – danke für deinen Kommentar.
    Ich hab den Koffer dazumal bei Brack.ch gekauft. Hab jetzt aber gerade gesehen, dass sie von B&W nur noch ein paar wenige Koffer führen.
    Frag doch aber mal direkt bei Ihnen an. Wahrscheinlich hat Brack die Typ40 Grösse nicht mehr im Shop, kann sie aber auf Wunsch beschaffen.

    Edit:
    Bin gerade bei Conrad.ch fündig geworden:
    http://www.conrad.ch/ce/de/brand/B-W-INTERNATIONAL
    Die Typenbezeichnung hat mittlerweile gewechselt. Der Typ40 müsste dem neuen Typ4000 entsprechen von der Grösse her.

    LG Cornelius

    6. September 2016

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